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Faq sulla gestione dei documenti telematici


Domande più frequenti per Suite 4, Hotel 4, Rist√≤ 4

1- Documento commerciale o scontrino?

Formalmente i pezzi di carta emessi dal registratore telematico si chiamano DOCUMENTI COMMERCIALI. Dato che esteticamente assomigliano al vecchio scontrino, nelle nostre note, li chiameremo in entrambi i modi.


2- Nel programma gestionale, ci sono dei cambi nella procedura di emissione del Documento commerciale al posto della vecchia ricevuta fiscale?

Dal punto di vista procedurale non cambia nulla. Si emette un DOCUMENTO COMMERCIALE che sarà stampato sul registratore telematico.

Le pochissime limitazioni sono illustrate nelle note che seguono.

Non si usano più le ricevute fiscali.


3- Se sbaglio l'emissione di un documento, posso ripristinarlo?

In caso di emissione errata di uno scontrino, è possibile eseguire il ripristino da gestionale con la procedura abituale dal menu DOCUMENTI-->GESTIONE. Una volta individuato il documento, basta selezionarlo e scegliere il comando RIPRISTINA.

Il programma genererà il seguente messaggio automatico: "Verrà ripristinato lo scontrino fiscale numero XX, della chiusura XX, emesso il giorno DD/MM/YYYY. Continuare?".

Rispondendo "NO", il gestionale non eseguirà alcuna operazione di ripristino.

Rispondendo "SI", il gestionale ripristinarà anche il documento su registratore e verrà stampato uno scontrino di annullamento con il riferimento allo scontrino errato.

Se ci sono più registratori collegati all'interno della stessa struttura, sarà necessario eseguire l'operazione dalla stessa postazione dalla quale si è emesso lo scontrino errato.


4- In caso di modalità di emissione "Full credit" o "Half credit" senza nessun extra, sarà possibile emettere uno scontrino che non abbia un importo da stampare?

Nel caso in cui si debba emettere un conto che non contenga nessuna riga valorizzata, non sarà possibile emettere uno scontrino ed il programma visualizzerà un avviso in merito.

La soluzione, per poter chiudere il conto e liberare la risorsa, è di utilizzare un tipo di documento proforma (es. "Proforma Scontrino") che trasferirà il conto in parcheggio. Il conto parcheggiato potrà essere riepilogato come sempre.


5- Possono essere emessi scontrini con importo a 0?

Possono essere emessi scontrini con totale ZERO a condizione che abbiano almeno una riga di addebito all'interno del documento.


6- Cambia la gestione degli acconti?

Nell'emissione del conto è possibile scalare gli acconti ricevuti solo se l'aliquota iva è la stessa degli importi contenuti nello scontrino.

In caso di acconti già registrati con aliquote iva diverse, è possibile chiudere il conto con una fattura che riporterà nel castelletto Iva gli importi negativi degli acconti e positivi degli addebiti.


7- Cosa verrà scritto sullo scontrino?

Lo scontrino riporterà i dati del soggiorno in base al tipo esposizione configurato (camera, prodotti, voucher, nome ospiti, castelletto IVA, ecc.). La grafica è un pò penalizzata rispetto alla ricevuta fiscale, ma bisogna far stare tutto nei limiti degli 8 centimetri della larghezza del rotolo di carta.

Per i ristoranti che già emettevano scontrini, dal punto di vista estetico non cambia nulla


8- La numerazione degli scontrini elettronici seguirà lo stesso numero progressivo delle precedenti ricevute fiscali?

No, la numerazione degli scontrini elettronici, essendo gestita dal registratore telematico, non è legata alla numerazione del gestionale e verrà azzerata a ogni chiusura fiscale del registratore. In caso di più registratori per la stessa struttura, ogni registratore avrà la propria numerazione.


9- Posso stampare una copia dello scontrino?

E' auspicabile che si eviti l'abuso del consumo di carta, ma se per necessità operative si desiderasse una copia cartacea, questa può essere emessa in automatico insieme alla stampa del documento commerciale.


10- Come si esegue la chiusura giornaliera del registratore telematico? 

1- Registratore telematico collegato alla postazione da cui si fanno le chisure giornaliere (valido per tutti i programmi versione 4: normalmente viene configurata la chiusura contestuale a quella del programma gestionale.

2 - Postazione ristorante o bar con touch screen aggiuntiva a quella principale: viene configurato un bottone sul touch che esegue la chiusura del registratore telematico e deve essere eseguito in autonomia dall'operatore di quella postazione.

3 - Postazioni aggiuntive di hotel: la chiusura del registratore telematico delve essere eseguita con l'apposita procedura da tastiera del registratore di cassa.

Importante. Se ci sono più registratori collegati all'interno della stessa struttura, occorre eseguire l'operazione di chiusura fiscale per ogni registratore configurato.


11- Il registratore telematico deve essere connesso ad Internet?

Sì, in quanto la connessione a internet è necessaria per la trasmissione dei corrispettivi telematici all'Agenzia delle Entrate.


12- Come mi comporto in caso avessi la necessità di stornare uno scontrino telematico?

E' possibile stornare lo scontrino telematico mediante un apposito documento, chiamato "Documento di reso", che sostituirà la ricevuta fiscale negativa. Il documento di reso avrà lo stesso utilizzo della ricevuta fiscale negativa con stampa su registratore di cassa. Si potrà emettere sia parziale che totale, ma sarà possibile stornare un solo documento alla volta.

Se ci sono più registratori collegati all'interno della stessa struttura, sarà necessario eseguire l'operazione dalla stessa postazione dalla quale si è emesso lo scontrino da stornare.


13- In caso di blocco momentaneo della postazione in cui si utilizza il gestionale per stampare gli scontrini telematici, sarà comunque possibile emettere scontrini?

Qualora la postazione non fosse momentaneamente utilizzabile, sarà comunque possibile emettere uno scontrino telematico direttamente dal tastierino del registratore. Essendo il registratore telematico a gestire la numerazione fiscale, tale operazione non comporterebbe alcun buco nella numerazione. Se ad esempio vengono emessi 50 scontrini dal registratore di cassa, all'emissione del 51esimo scontrino dal gestionale, tale scontrino riporterà la corretta numerazione "51" anche se la numerazione su gestionale risulterà diversa.

Allo stesso modo sarà comunque possibile eseguire la chiusura contabile, e relativa trasmissione dei corrispettivi telematici, mediante l'apposito comando digitato da tastierino.


14- Come posso emettere uno scontrino senza l'utilizzo del gestionale?

Per emettere uno scontrino, senza l'utilizzo del gestionale, occorre accedere all'assetto dedicato alla vendita/registrazione, digitare l'importo tramite il tastierino del registratore di cassa e premere il pulsante del reparto corrispondente all'aliquota IVA del prodotto inserito.

Una volta completato l'inserimento dei prodotti, digitare il pulsante utilizzato per chiudere la transazione ed emettere lo scontrino. Per una corretta configurazione delle aliquote IVA dei reparti si rimanda al manuale tecnico del registratore di cassa.


15- Come e quando avverrà l’invio dei corrispettivi all'Agenzia delle Entrate?

Il registratore telematico effettua l'invio dei corrispettivi in fase di chiusura fiscale del registratore. In caso di mancata trasmissione, il registratore eseguirà un nuovo tentativo di invio ogni 4 ore / 2 ore / 1 ora in base al settaggio interno al registratore stesso. In questo momento l'Agenzia delle Entrate non riceve i dati di chiusura tra le ore 22 e le ore 24.


16- Cosa succede se per un malfunzionamento della rete internet non sono in grado di trasmettere i corrispettivi telematicamente?

In questi casi occorre avvisare l'Agenzia delle Entrate e, qualora dopo 5 giorni la connessione a internet non fosse stata ripristinata, estrapolare i corrispettivi dalla scheda di memoria del registratore e trasmetterli manualmente mediante il proprio profilo di "Fisconline - Entratel" (chiedere al commercialista)


17- La stampa della chiusura giornaliera che esce dal registratore telematico, va conservata?

In linea di principio una volta ricevuta la conferma che i dati sono stati trasferiti nel cassetto fiscale, non dovrebbe essere necessario, ma per conferma, chiedete al vostro commercialista.


18- Una volta che il tecnico ha fiscalizzato il registratore telematico, è necessario eseguire altre procedure?

Una volta che il registratore è attivato e abbinato alla vostra attività, accedendo al vostro cassetto fiscale dovete scaricare il libretto telematico e l'etichetta QR code che va applicata al registratore telematico.


19- Il portale ericsoft exchange per l’invio telematico delle fatture elettroniche allo SDI rimarrà in funzione, oppure verrà sostituito dal nuovo sistema?

La trasmissione delle fatture elettroniche e la trasmissione degli scontrini telematici sono due processi distinti gestiti separatamente.
Nel primo caso la procedura rimarrà invariata e si effettuerà la trasmissione di ogni singolo documento al Sistema di Interscambio; nel secondo caso verranno trasmessi giornalmente i corrispettivi telematici mediante il registratore.


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