Cambi il POS della banca, aggiungi un secondo terminale per il dehor o sostituisci il registratore telematico. Dal 2026 c'è un passaggio in più da non dimenticare: l'abbinamento tra POS e registratore sul portale dell'Agenzia delle Entrate.
Fino al 2025 il POS e il registratore telematico vivevano vite separate: uno incassava i pagamenti elettronici, l'altro memorizzava e trasmetteva i corrispettivi. Dal 1° gennaio 2026 non è più così. La Legge di Bilancio 2025 (L. 207/2024, art. 1, commi 74-77) ha introdotto l'obbligo di collegare gli strumenti di pagamento elettronico al registratore telematico, e l'Agenzia delle Entrate ne ha fissato le regole con il provvedimento del 31 ottobre 2025.
La prima scadenza, per i POS già in uso a gennaio, era il 20 aprile 2026. Ma l'obbligo non si chiude lì: ogni volta che cambi o aggiungi un POS, o sostituisci il registratore, l'abbinamento va aggiornato. Ecco come funziona e come non farsi trovare impreparati.
1. Cos'è l'abbinamento, in parole semplici
Non serve un cavo tra il POS e il registratore. L'abbinamento è virtuale: sul portale "Fatture e corrispettivi" dell'Agenzia delle Entrate dichiari quale POS (identificato dai dati che comunica la banca o il gestore dei pagamenti) è usato con quale registratore telematico (identificato dalla sua matricola).
- Dove si fa: nell'area riservata del sito dell'Agenzia, servizio "Gestione collegamenti", attivo dal 5 marzo 2026.
- Chi lo fa: l'esercente o un intermediario delegato, per esempio il commercialista.
- Quanto costa: il servizio è gratuito.
- Cosa trovi: l'elenco degli strumenti di pagamento intestati alla tua attività, comunicati dagli operatori finanziari.
Se trasmetti i corrispettivi con la procedura web "Documento Commerciale on line" invece che con un registratore, il collegamento si fa con lo stesso servizio.
2. Quando rifare l'abbinamento: i casi di tutti i giorni
Pensa alle situazioni tipiche di un locale o di un negozio:
- la banca ti sostituisce il terminale con un modello nuovo;
- aggiungi un POS portatile per incassare al tavolo o nel dehor;
- passi a un altro gestore dei pagamenti;
- sostituisci il registratore telematico perché è guasto o a fine vita;
- apri un secondo punto cassa.
Per gli strumenti nuovi o modificati la regola dell'Agenzia è precisa: l'abbinamento si fa a partire dal sesto giorno del secondo mese successivo a quello in cui lo strumento è diventato disponibile, e entro l'ultimo giorno lavorativo dello stesso mese. Facciamo un esempio con le date dell'Agenzia: un POS attivo a marzo va collegato tra il 6 e il 31 maggio.
Il tempo d'attesa serve perché i dati del nuovo POS arrivino all'Agenzia dal gestore dei pagamenti. Per questo conviene segnare la finestra in calendario il giorno stesso in cui ricevi il terminale.
3. La checklist quando cambi cassa o POS
- Annota la matricola del registratore telematico e tienila insieme ai documenti della cassa.
- Conserva la comunicazione della banca o del gestore con la data di attivazione del nuovo POS.
- Segna la finestra dell'abbinamento (dal 6 all'ultimo giorno lavorativo del secondo mese successivo) e chi se ne occupa: tu o il commercialista.
- Controlla l'elenco nel portale: se un POS che usi non compare, o ne compare uno dismesso, chiedi chiarimenti al gestore dei pagamenti.
- Verifica i casi particolari con il commercialista: secondo le FAQ dell'Agenzia è escluso chi usa il POS solo per operazioni esonerate dal documento commerciale.
4. Un errore da evitare: pensare che sia un problema "della cassa"
Molti esercenti si aspettano che sia il registratore a "collegarsi da solo" al POS. Non è così: l'abbinamento è un adempimento dell'esercente sul portale dell'Agenzia. Avere una cassa che dialoga con il terminale di pagamento è utile per lavorare meglio (meno importi digitati due volte, meno errori), ma non sostituisce la procedura online.
È anche il caso che vediamo più spesso: dopo il cambio del POS o del registratore nessuno aggiorna i dati nel cassetto fiscale. Di solito è l'esercente a chiamarci per primo. Gli indichiamo dove cercare nel cassetto fiscale, ma per completare l'abbinamento lo rimandiamo al commercialista, perché noi non abbiamo accesso al suo profilo.
Se nei prossimi mesi pensi di rinnovare la cassa, metti in fila le cose: prima scegli registratore e POS, poi pianifica le date di attivazione, infine fai l'abbinamento nella finestra giusta. Evita di cambiare tutto a ridosso di un periodo di grande lavoro.
Come ti aiutiamo
Quando ti forniamo un registratore telematico o una nuova postazione cassa ti consegniamo matricola e documentazione del dispositivo, e ti spieghiamo quali dati servono per l'abbinamento, così tu o il tuo commercialista potete farlo senza cercare nulla all'ultimo momento.
- Scelta del registratore e del PC POS in base a come lavori: banco, sala, più punti cassa.
- Installazione e collaudo con il gestionale di cassa che usi.
- Assistenza da remoto e sul posto, con supporto 7 giorni su 7 per i problemi bloccanti.
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